Вы принимаете нового сотрудника на работу, первое, что нужно сделать, это заключить трудовой договор, если у Вас производство, то ознакомить с техникой безопасности, да и другие обязательные процедуры для внедрения нового сотрудника в трудовую деятельность организации.
Все это обязанность кадровой службы, или специалиста по кадрам. В обязанности менеджера по кадрам входит разработка должностных инструкций и информирование сотрудников компании о том за какую работу они отвечают, оформление приказов, влияющих на изменение трудовой деятельности (отгул, отпуск, перевод и т.д.), разработка правил внутреннего распорядка, оформление сотрудникам соц.пакета и многое другое.
Правильно поставленный кадровый учет на предприятии укрепляет трудовые отношения в коллективе и помогает в решении возникших конфликтов. На Вашем предприятии отсутствует отдел кадров, но это не освобождает Вас от организации делопроизводства по кадрам. Документация по кадрам, пусть и в малом объеме, обязательно ведется в соответствии с правилами и существующим законодательством.